Será que anda aos papéis?

E, ainda que o licenciamento para funcionamento tenha de ser instruído com a documentação que o suporta, mantida e atualizada ao longo de toda a atividade da clínica, por vezes impede que se trate de outros requisitos do licenciamento importantes, como os procedimentos auxiliares. Mas esse tema ficará para uma próxima.

Hoje vamos focar-nos na documentação de suporte ao licenciamento para funcionamento. Mais especificamente, na documentação que a clínica tem de ter em arquivo.

Na listagem de documentação obrigatória encontra-se aquela relativa à entidade prestadora de cuidados de saúde, ao estabelecimento onde a atividade ocorre, aos contratos com fornecedores e prestadores de serviço, entre outras. Entre essas outras está a documentação relativa a colaboradores. Ora, se todas as categorias acima descritas e as restantes omissas dos exemplos têm em si documentos passíveis de caducidade e que, por consequência, carecem de ações de renovação, a documentação relativa a recursos humanos tem, por reflexo na evolução humana, uma essência ainda mais temporária.

Nesse capítulo, encontramos documentos pessoais e profissionais – como títulos e cédulas profissionais, seguros de atividade, fichas de aptidão, relatórios dosimétricos, registo de formação, e mais. Acompanhar estas mudanças e prazos, mesmo numa equipa pequena, pode ser um desafio.

Ainda mais se quem faz esta gestão também é um profissional de saúde que se sente sobrecarregado pelas obrigações burocráticas e que acredita (e bem) que o seu tempo seria mais bem utilizado com os seus utentes.

Tratar da marcação de consultas de medicina no trabalho para os colaboradores entre dar uma consulta e outra, prescindir do almoço para enviar os relatórios de dose aos colaboradores ou perder um jantar em família para ligar aos colegas que têm as cédulas ou os seguros caducados, são frustrações em que certamente o leitor se revê. Ser confrontado a meio de um dia de trabalho com um incumprimento de horas de formação obrigatórias de um ex-colaborador pode comprometer o estado de espírito para o resto do dia, com o potencial reflexo que terá nos utentes atendidos.

Numa altura em que se fala tanto em tecnologia, será que não é possível aliviar este “fardo”?
Redefinir e delegar rotinas administrativas em sistemas informáticos? A resposta é, claramente, sim. A MedSUPPORT começou nesta jornada há uns anos e hoje disponibiliza aos seus clientes uma plataforma especificamente desenvolvida para minimizar o tempo despendido com a gestão documental. Porque sem a sistematização dos processos, andamos todos “aos papéis”.

A forma como desenvolvemos a plataforma assenta na experiência que acumulamos. Assim, automatizamos a tarefas que consideramos serem as mais consumidoras de tempo e que causam mais preocupações. Aqui fica um exemplo de um processo que deve ser (e por nós já foi) automatizado:

Derivado da obrigatoriedade de arquivo, todas as clínicas têm um dossier em papel com os documentos relativos ao seu corpo clínico, mas como saber o que vai caducar em breve? Vamos folhear as pastas todos os dias à procura de datas próximas? Todas as semanas? Não. Vamos ter um sistema automatizado que avisa quem tem de avisar em tempo próprio; se é necessária uma ação do gestor - como, por exemplo, renovar o seguro de responsabilidade civil profissional - ou do colaborador, que é diretamente notificado da caducidade dos seus documentos.

Aplicando esta ideia a todos os processos burocráticos, consegue-se mais bem-estar, mais tempo para trabalho clínico e para a família e mais confiança de que nada fica esquecido nem incumprido. As padronizações dos procedimentos reduzem significativamente o tempo gasto com burocracia e trazem um senso de tranquilidade que, em muitos casos, está mesmo a fazer falta.
Em conclusão: existe uma brincadeira que diz que se a burocracia fosse uma pessoa e se lhe pedíssemos ajuda para lidar com ela, nos daria um formulário de pedido para preencher.

Não deixe que a burocracia o prenda em e-mails, telefonemas e horas de reuniões; simplifique o seu dia a dia e dedique mais tempo ao que realmente interessa.

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